Vanwege het coronavirus zijn alle bijeenkomsten en evenementen tot 1 juni 2020 verboden. Dit raakt ook de aandeelhoudersvergaderingen van Nederlandse B.V.’s. Het organiseren van een fysieke vergadering is immers niet meer mogelijk, terwijl het wel noodzakelijk kan zijn bepaalde besluiten te nemen. Is het in tijden van corona alsnog mogelijk om aandeelhoudersbesluiten te nemen? Oftewel: kunnen de vergaderingen (volledig) digitaal of buiten vergadering plaatsvinden?
Voor een aantal besluiten binnen een B.V. geldt dat deze dwingendrechtelijk door de algemene vergadering van aandeelhouders moeten worden genomen. Het gaat dan onder meer om de besluiten tot benoeming en ontslag van bestuurders (artikel 2:242 lid 1 en 2:244 lid 1 BW) en tot vaststelling van de jaarrekening (art. 2:210 lid 3 BW). De statuten van de B.V. kunnen daarnaast ook nog besluiten opnoemen die uitsluitend door de aandeelhouders genomen kunnen worden.
Als hoofdregel geldt dat een algemene vergadering moet worden gehouden op de plaats die in de statuten van de B.V. wordt vermeld of de plaats waar de vennootschap volgens de statuten zetel heeft (1:10 lid 2 BW). De statuten kunnen ook een andere plaats voor de vergadering aanwijzen. De algemene vergadering kan elders worden gehouden, maar dan moeten alle vergadergerechtigden daarmee hebben ingestemd en de bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit te brengen (artikel 2:226 lid 3 BW). De vraag is of ‘elders’ ook een digitale omgeving kan zijn.
De digitale aandeelhoudersvergadering
Bij een virtuele aandeelhoudersvergadering wordt vergaderd en gestemd via het internet. Hoewel dit, zeker in tijden van corona, veel voordelen biedt, staat de wet een volledig virtuele algemene vergadering op dit moment (nog) niet toe.
Een hybride algemene vergadering is sinds 2007 wel toegestaan. Op grond van artikel 2:227a BW is het mogelijk om in de statuten op te nemen dat aandeelhouders via een elektronisch communicatiemiddel aan de vergadering kunnen deelnemen. Aan deze mogelijkheid zijn wel een aantal voorwaarden verbonden. Belangrijk bij een hybride algemene vergadering is dat de voorzitter, de bestuurders en commissarissen in beginsel wel fysiek aanwezig zijn op de vergaderlocatie. Verder moeten de aandeelhouders elektronisch kunnen worden geïdentificeerd, de hele vergadering kunnen volgen en het stemrecht kunnen uitoefenen. Deelname aan de beraadslaging is voor aandeelhouders niet vereist. In de statuten kunnen daarnaast additionele voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Het is dus raadzaam na te gaan of de statuten aanvullende voorwaarden bevatten.
Besluitvorming buiten vergadering
Wanneer er geen statutaire grondslag voor elektronische deelname bestaat, kan besluitvorming buiten vergadering wellicht uitkomst bieden (artikel 2:238 BW). Hiervoor is namelijk geen statutaire grondslag vereist. Wel is binnen de B.V. vereist dat alle vergadergerechtigden hebben ingestemd met deze vorm van besluitvorming en dat de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Tenzij statuten anders bepalen, kan er ook gestemd worden langs de elektronische weg. Ook bij besluitvorming buiten vergadering geldt dat bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid moeten zijn gesteld om advies uit te brengen in de vorm van hun raadgevende stem. Bij ieder besluit moet weer opnieuw aan bovenstaande voorwaarden zijn voldaan. Ook hier geldt dat de statuten anders kunnen bepalen, en de mogelijkheid tot het nemen van besluiten buiten vergadering kunnen uitsluiten.
Besluit genomen in strijd met vereisten
Net zoals altijd geldt uiteraard ook in dit geval dat besluiten die genomen zijn in strijd met de daarvoor geldende vereisten, nietig of vernietigbaar zijn. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben, zeker bij ontslag of benoeming van statutair bestuurders, of als in de toekomst onverhoopt een geschil ontstaat in de vennootschap.
Conclusie
Het is in tijden van corona wel degelijk mogelijk om aandeelhoudersbesluiten te nemen. Het is echter wel belangrijk om hierbij de specifieke wettelijke en statutaire bepalingen in acht te nemen. Een volledig virtuele algemene vergadering is op grond van de wet (nog) niet mogelijk, maar wanneer er een statutaire grondslag voor is, kan een hybride algemene vergadering uitkomst bieden. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om besluiten buiten vergadering te nemen. Hier is geen statutaire grondslag voor nodig, maar de statuten kunnen deze mogelijkheid wel uitsluiten. Gebreken in de besluitvorming kunnen verregaande gevolgen hebben. Om dit te voorkomen is het raadzaam de wet en de statuten te raadplegen om te bezien welke mogelijkheden er zijn voor alternatieve vormen van besluitvorming binnen de onderneming en welke voorwaarden daar vervolgens aan worden gesteld.
Heeft u vragen over dit artikel of over uw specifieke situatie, neemt u dan gerust contact met ons op!